Automatização do processo de compra

Abstract

A crescente necessidade de assegurar vantagem competitiva em relação aos seus concorrentes, obriga cada vez mais as organizações a otimizarem os seus processos, maximizarem os seus recursos, com vista a minimizar os custos e aumentar a produtividade. Este projeto visa a análise, mapeamento e melhoria dos processos da estrutura de Compras e vai de encontro aos objetivos do departamento de Supply Chain, onde as Compras, o aprovisionamento e a armazenagem se inserem. Optou-se por este projeto porque, sabe-se que as Compras estão a assumir uma importância cada vez maior nas organizações. As principais evoluções nesta área são registadas em períodos de crise ou escassez de materiais, nos quais a preocupação das empresas em racionalizar os seus gastos e assegurar o abastecimento de materiais, para satisfazer os pedidos dos clientes, é maior. Neste contexto, é fundamental que as empresas tenham estratégias de compra bem definidas. Nos dias de hoje, as Compras não são apenas consideradas uma atividade de suporte, mas sim um pilar na estratégia de qualquer organização em decisões como, fazer ou comprar. É hoje irrefutável que as Compras estão entre as atividades chave da cadeia de abastecimento de qualquer organização e, como tal, influenciam significativamente o sucesso global da empresa e constata-se que os objetivos vão muito além da ideia tradicional de que adquirem bens e serviços necessários para satisfazer apenas os clientes internos. Numa primeira fase, descreve-se a empresa e a estrutura organizacional das Compras, assim como os seus intervenientes e respetivas funções, de forma a enquadrar o projeto do ponto de vista holístico. Durante a análise e mapeamento dos processos foram utilizadas várias ferramentas consoante o problema em questão, como análise dos procedimentos existentes, benchmarking interno e análise do sistema de informação da organização. Seguidamente, foram identificadas as oportunidades de melhoria e soluções para os principais problemas encontrados durante o mapeamento dos processos em causa, sendo sempre apresentado o contraste entre a situação atual e a situação sugerida. Das soluções propostas destacam-se as atividades que não geram valor, uniformização dos procedimentos utilizados no grupo, definição de responsabilidades e criação de Key Performance Indicators que suportem a monitorização dos processos. v Quando deu início este projeto, as ordens de encomenda eram elaboradas de forma manual, num processo muito moroso e propício a erros. Este trabalho contribuiu para a solução deste problema, através da automatização do processo de lançamento das ordens de encomenda com uma aplicação criada para o efeito. A redução de tempos no lançamento das encomendas veio permitir que os material planners passassem a ter mais disponibilidade para outras tarefas, essencialmente de análise e suporte à decisão. Estas tarefas de valor acrescentado contribuíram para uma melhoria global do nível de serviço, quer seja no que diz respeito às decisões tomadas, ao seguimento e gestão das encomendas quer seja no aumento da periodicidade dos abastecimentos e consequente redução de níveis de stock.

La creciente necesidad de asegurar ventaja competitiva con respecto a sus competidores obliga cada vez más a las organizaciones a optimizar sus procesos, maximizar sus recursos, con vista a minimizar los costes y aumentar la productividad. Este proyecto pretende el análisis, mapeo y mejoría de los procesos de la estructura de Compras y va al encuentro de los objetivos del departamento de Supply Chain, donde las Compras, los suministros y el almacenamiento se insertan entre sí. Se optó por este proyecto porque, se sabe que las Compras están tomando una importancia cada vez mayor en las organizaciones. Las principales evoluciones en esta área ocurrieron en periodos de crisis o escasez de materiales. Periodos en los que la preocupación de las empresas es mayor en racionalizar sus gastos y asegurar el abastecimiento de materiales, para satisfacer los pedidos de los clientes. En este contexto, es fundamental que las empresas tengan estrategias de compras bien definidas. Hoy en día, las compras no son solo consideradas una actividad de soporte, sino un pilar en la estrategia de cualquier organización como hacer o comprar. Es actualmente irrefutable que las Compras es una de las actividades clave de la cadena de abastecimiento de cualquier organización y, como tal, influencian significativamente en el éxito global de la empresa y se verifica que los objetivos van mucho más allá de la idea tradicional de que adquieren bienes y servicios necesarios para satisfacer solo a los clientes internos. En una primera fase, se describe la empresa y la estructura organizacional de las Compras, así como sus intervinientes y respectivas funciones, para encuadrar el proyecto en el punto de vista vi holístico. Durante el análisis y mapeo de los procesos, se utilizaron varias herramientas conforme al problema en cuestión, como análisis de los procedimientos existentes, benchmanking interno y análisis del sistema de información de la organización. En seguida, se identificaron las oportunidades de mejoría y soluciones para los principales problemas encontrados durante el mapeo de los procesos en causa, siempre presentando el contraste entre la situación actual y la situación sugerida. De las soluciones propuestas, se destacaron las actividades que no generan valor, uniformización de los procedimientos utilizados en el grupo, definición de responsabilidad y creación de Key Performance Indicators que soportan la monitorización de los procesos. Cuando se empezó este proyecto, las órdenes de encargo se elaboraban de forma manual, en un proceso muy moroso y propicio a errores. Este trabajo contribuye a la solución de este problema, a través de automatización del proceso de lanzamiento de las órdenes de encargo, con aplicación directa creada para el efecto. La reducción del tiempo en el lanzamiento de los encargos permitió que los material planners se liberasen para otras tareas, esencialmente de análisis y soporte en la decisión. Estas tareas de valor añadido contribuyeron para una mejora global a nivel del servicio, o sea, con respecto a las decisiones tomadas, al seguimiento y gestión de los encargos, aumento de la periodicidad de los abastecimientos y consecuente reducción de niveles de stock.

The growing need to ensure competitive advantage over their competitors increasingly forces organizations to optimize their processes, maximize their resources, with a view to minimizing costs and increasing productivity. This project aims at the analysis, mapping and improvement of purchasing structure processes and meets the objectives of the Supply Chain department, where Purchasing, supply and storage are inserted. This project was chosen because, it is known that Purchasing is becoming increasingly important in organizations. The main developments in this area are recorded in times of crisis or shortage of materials in which the companies' concerns to rationalize their spending and ensure the supply of materials, to meet customer requests, is greater. In this context, it is essential that companies have well-defined purchasing strategies. Nowadays, Purchases are not only considered a support activity, but rather a pillar in any organization's strategy in decisions such as making or purchasing. Today it is irrefutable that Purchasing is vii among the key activities of any organization's supply chain and, as such, they significantly influence the overall success of the company and it is well known that the objectives go far beyond the traditional idea that they acquire the goods and services necessary to satisfy only internal customers. In a first phase, the company and the organizational structure of Purchasing, as well as its parts involved and their functions are described in order to contextualize the project from a holistic point of view. During the analysis and mapping of the processes, several tools were used depending on the problem concerned, such as analysis of existing procedures, internal benchmarking and analysis of the organization's information system. Moreover, the opportunities for improvement and solutions to the main problems encountered during the mapping of the processes in question were identified, being the contrast between the current situation and the suggested situation always presented. The proposed solutions highlight the activities that do not generate value, standardization of the procedures used in the group, definition of responsibilities and creation of Key Performance Indicators that support the monitoring of processes. When this project began, the placement of all the orders were done exclusively manually, in a very time-consuming process and favorable to errors. This work contributed to the solution of this problem by automating the process of placing orders with an application created for this purpose. The reduction of time consumed in the placement of orders allowed the material planners to be available to perform other tasks essentially related with the analysis and support of decision. These value-added tasks have contributed to an overall improvement in the level of service, whether regarding decisions taken, the follow-up and management of orders or the increasement of the periodicity of supplies and consequent reduction in levels of Stock.