Análise do sistema de controlo interno do processo de vendas, clientes e dívidas a receber numa empresa da indústria dos plásticos

Abstract

A gestão do risco é fundamental para que as empresas possam identificar as áreas críticas dos processos do negócio, avaliar o nível de aceitação do risco e implementar os controlos necessários para mitigar os riscos de erro ou fraude. A área financeira, mais em concreto o processo de vendas, clientes e dívidas a receber, é responsável pela entrada de fluxos financeiros, merecendo, por isso, especial destaque pelo impacto que tem no desempenho financeiro da empresa. Para o alcance dos resultados da presente análise foi seguida a metodologia de projeto. Assim, após efetuar o diagnóstico da situação coloca-se a seguinte questão: quais são os controlos-chave implementados no processo de vendas, clientes e dívidas a receber empresa X e em que medida estes podem ser melhorados? Nesse sentido, este projeto visa efetuar um levantamento dos processos, identificar os controlos-chave na empresa em estudo e, com base nessa pesquisa, analisar o sistema de controlo interno (SCI) implementado, detetar os riscos em cada etapa e apresentar sugestões de melhoria que promovam a mitigação do risco. Os resultados identificados sugerem que há uma grande possibilidade de melhoria no que concerne à gestão do risco na empresa X e, especificamente, no processo de vendas, clientes e dívidas a receber, tais como a disponibilização de um manual de procedimentos escritos aos colaboradores, com uma revisão periódica do mesmo, a realização de verificações aleatórias aos controlos-chave existentes, e a utilização de outras ferramentas informáticas que deem suporte a tarefas rotineiras dos colaboradores por forma a diminuir a probabilidade de erro humano. Por outro lado, a empresa também possui pontos fortes, nomeadamente a segregação de funções ao longo do processo, a recetividade em implementar as melhorias sugeridas ao processo de controlo interno, e a recente aprovação da implementação de uma estrutura de controlo interno com base na filosofia Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (COSO).

Risk management is essential for companies to identify critical areas of business processes, assess the level of risk acceptance, and implement the necessary controls to mitigate the risks of error or fraud. The process of sales, customers, and receivables is primarily responsible for financial income, and can directly impact the company’s financial performance. In this stud, it was followed the project methodology. Thus, after analyzing the situation, the following question arises: what are the key controls implemented in the sales process, customers, and receivables from company X, and how can these be improved? So, this project seeks to identify the key controls in the company under study and, based on this research, analyze the internal control system implemented, detect the risks at each stage, and present suggestions that can promote risk mitigation. The identified results suggest that there is a great possibility of improvement regarding risk management in company X and, specifically, in the process of sales, customers, and receivables, such as the development of an internal control manual with specific procedures in each stage, the periodic and random testing of key controls, and investing in other IT tools that can support the daily tasks of employees to reduce the probability of human error. On the other hand, the company also has strong points, namely the segregation of tasks throughout the process, the receptiveness to implement the suggested improvements to the internal control process, and the recent approval of the implementation of an internal control structure based on the Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (COSO) philosophy.

La gestión de riesgos es fundamental para que las empresas puedan identificar las áreas críticas de los procesos de negocio, evaluar el nivel de aceptación del riesgo e implementar los controles necesarios para mitigar los riesgos de error o fraude. El proceso de ventas, clientes y cuentas por cobrar es el responsable de la entrada de flujos financieros, por lo que merece especial atención por el impacto que tiene en el desempeño financiero de la empresa. Para llegar a los resultados del presente análisis se siguió la metodología del proyecto. Depués de realizar el diagnostico de la situación, surge la siguiente pregunta: ¿cuáles son los controles clave implementados en el proceso de ventas, clientes y cuentas por cobrar de la empresa X y en qué medida se pueden mejorar? En este sentido, el objetivo general es realizar una recopilación de procesos, identificar los controles clave en la empresa objeto de estudio y, con base en esta investigación, analizar el sistema de control interno implementado, detectar los riesgos en cada etapa y presentar sugerencias de mejora que promuevan la mitigación de riesgos. Los resultados identificados sugieren que existe una gran posibilidad de mejora en cuanto a la gestión de riesgos en la empresa X y, específicamente, en el proceso de ventas, clientes y cuentas por cobrar, tales como la elaboración de un manual de procedimientos escritos, hacer una revisión de los mismos , realizar pruebas aleatorias sobre los controles clave existentes y utilizar otras herramientas informáticas que apoyen las tareas rutinarias de los empleados con el fin de reducir la probabilidad de error humano. Por otro lado, la empresa también cuenta con puntos fuertes, a saber, la segregación de funciones a lo largo del proceso, la receptividad para implementar las mejoras sugeridas al proceso de control interno y la reciente aprobación de la implementación de una estructura de control interno basada en la filosofía del Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (COSO).