Melhoria da gestão da informação nos stocks de uma empresa de embalagens em papel

Abstract

A situação atual em que vivemos, originou muitas alterações nos mercados e, consequentemente, as empresas foram obrigadas a valorizar a função logística como uma área crucial para a gestão das operações, em especial a gestão dos fluxos de informação. O presente projeto foi desenvolvido na empresa Esposack – Embalagens, Lda. e centrou-se concretamente na gestão da informação dos stocks nos diversos departamentos, com o foco na utilização de software. Neste contexto, o objetivo deste projeto passou pela análise da situação atual da gestão de stocks desenvolvida pela empresa, através de interação direta com as operações para identificar oportunidades de melhoria, mas também para permitir aos responsáveis dos departamentos participar proactivamente nas propostas, permitindo um maior comprometimento com as pessoas. Para tal, foi utilizada uma abordagem metodológica de natureza qualitativa, suportada por entrevistas semiestruturadas, com a finalidade de recolher informação sobre a gestão dos stocks e da informação, com a participação da gestão de topo, departamentos de produção, de logística e compras. Com base na informação recolhida, foram identificados diversos problemas associados à gestão de stocks e ao controlo da informação, nomeadamente a necessidade constante de confirmar a informação entre os diversos departamentos e o não aproveitamento das valências das tecnologias de informação disponíveis na empresa. O principal resultado desta investigação aponta para a necessidade de migrar a informação do Excel para o software PHC, bem como a utilização dos leitores de códigos de barras, ambos disponíveis na empresa, permitindo uma maior rapidez na resposta por parte de todos os processos, uma melhor rastreabilidade da informação e a possibilidade de controlo de desperdícios, garantido o nível de serviço ao cliente.

The current situation in which we live has originated many changes in the markets and, consequently, companies have been forced to value the logistics function as a crucial area for the management of operations, in particular the management of information flows. This project was developed at Esposack – Embalagens, Lda, and focused specifically on the management of stock information in the various departments, with a focus on the use of software. In this context, the objective of this project was to analyze the current situation of the stock management developed by the company, through direct interaction with the operations to identify opportunities for improvement, but also to allow those responsible for the departments to participate proactively in the proposals, allowing a greater commitment to people. To reach this objective, a methodological approach of a qualitative nature was used, supported by semi-structured interviews, with the purpose of collecting information about the management of stocks and information, with the participation of top management, production, logistics, and purchasing departments. Based on the information collected, several problems associated with stock management and information control were identified, namely the constant need to confirm information between the various departments and the failure to take advantage of the information technologies available in the company. The main result of this investigation points to the need to migrate the information from Excel to the PHC software, as well as the use of barcode readers, both available in the company, allowing a faster response by all processes, better traceability of information, and the possibility of controlling waste, guaranteeing the level of customer service.