Atualização e aperfeiçoamento do processo 4Flow implementado na BorgWarner Emissions Systems Portugal

Abstract

O presente projeto foi desenvolvido no âmbito de um estágio curricular do Mestrado em Logística, na BorgWarner Emissions Systems Portugal, empresa fabricante de componentes automóveis, em Viana do Castelo, decorrido entre os dias de 14 de novembro de 2022 e 31 de janeiro de 2023. Atualmente, os fornecedores europeus da organização, cuja responsabilidade de organizar o transporte pertence à empresa e que possuem relações de trabalho com duas transportadoras, excedem os pedidos de recolha de material estabelecidos na frequência semanal. Estes pedidos realizam-se na plataforma do operador externo de gestão de transportes da organização, o 4Flow, aumentando o valor despendido com o transporte para a organização. Como tal, o principal objetivo do projeto passa por realizar uma análise de dados sobre recolhas e entregas dos fornecedores mencionados, mediante a instrução de rota estabelecidas com as transportadoras “A” e “B”. A partir desta análise, pretende-se que estes parâmetros sejam ajustados no sistema ERP (Enterprise Resource Planning) utilizado pela empresa, na plataforma 4Flow e na base de dados dos fornecedores. De modo a concretizar o projeto, foi realizada a análise da situação atual, onde se verificou que a base de dados dos fornecedores se encontrava desatualizada, apenas contendo quatro colunas. Também foi apurado que dos 116 fornecedores que cumprem as condições referidas anteriormente, 106 estão registados, enquanto que 10 não estão registados na plataforma 4Flow, o que corresponde a 91,38% e a 8,62%, respetivamente. Dos fornecedores que estão registados na plataforma 4Flow, 77 encontram-se a utilizar a mesma, enquanto que 29 não a utilizam, o que significa 72,64% e a 27,36%, respetivamente. De igual modo, foram identificados 24 fornecedores que excederam a frequência de pedidos de recolha de material na plataforma 4Flow. Estes são aqueles que possuem o maior impacto ao nível de colocação de ordens de transporte (TO’s) na plataforma, sendo que só foram analisados os fornecedores que colocaram um valor igual ou acima de 50 pedidos de recolha de material anualmente. Igualmente, foi demonstrado que as datas de entrega estabelecidas no sistema ERP se encontravam inseridas incorretamente, para diversas referências de material dos fornecedores. De forma a alterar a situação atual, foram implementadas as seguintes melhorias, tais como: atualizar a base de dados dos fornecedores; instruir os fornecedores a realizarem corretamente o pedido de recolha na plataforma 4Flow, através do envio de emails e a corrigir a data de entrega estabelecida no sistema ERP, por cada referência de material dos fornecedores. A realização das referidas melhorias permitiu poupar aproximadamente 40 000€ à organização, o que representa uma poupança de 4,3%, considerando o valor total faturado.

The current project was developed under a curricular internship for a Master´s in Logistics at BorgWarner Emissions Systems Portugal, a company that produces automobile components, in Viana do Castelo, between 14 November 2022 and 31 January 2023. Currently, the European vendors of the organization, whose responsibility to organize the transport belongs to the company and who work with two carriers, exceed the number of material pick-up requests established in the weekly pick-up frequency. These requests are made in the platform of BorgWarner´s external operator of transport management, 4Flow, which elevates the transport costs for the organization. Therefore, the main target of this project is to produce a data analysis of pick-ups and deliveries of the mentioned vendors, upon the routing instructions established with carrier’s "A" and "B". With this analysis, the aim is that these parameters are adjusted in the ERP system (Enterprise Resource Planning) used by the company, in the 4Flow platform and in the supplier’s database. In order to complete the project, it was made an analysis of the current status, where it was verified that the database was outdated and only contained four columns. Also, it was found that of the 116 vendors meeting the conditions mentioned previously, 106 are registered and 10 are not registered in the 4Flow platform, which corresponds to 91,38% and 8,62%, respectively. When analyzing the ones that are registered, 77 of them use the platform, while 29 of them do not use it, which translates to 72,64% and 27,36%, respectively. Likewise, it was identified that 24 suppliers exceeded the material pick-up frequency on the 4Flow platform. These are the ones that have the biggest impact on the transport orders placed in the 4Flow platform, being that it was only analyzed the ones that placed a number equal or higher than 50 material pick-up requests annually. It was also shown that the delivery dates inserted in the ERP system were not inserted correctly, for multiple supplier material references. In order to change the current status, the improvements were made by updating the vendor's database; instructing the suppliers to make the pick-up request in the right way on the 4Flow platform by sending emails and correcting the delivery date, established in the ERP system, for each supplier's material reference. The implementation of the mentioned improvements allowed the company to save about 40 000€, which represents a saving of 4,3%, considering the total amount invoiced.