Contributo da avaliação dos auditores internos para a eficiência do sistema de gestão da qualidade : caso de estudo - sistema de gestão da qualidade do Instituto Politécnico de Viana do Castelo

Abstract

A implementação de Sistemas de Gestão (SG) tem vindo a crescer em Portugal, desempenhando um papel cada vez mais importante no seio das instituições. O Ensino Superior não é alheio a esta tendência, havendo um crescente número de Instituições de Ensino Superior (IES) com o Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ) implementado. Nos processos de autoavaliação previstos nos SGQ, as instituições recorrem a diversos mecanismos, incluindo auditorias internas. As auditorias, para além do contributo para a melhoria contínua, permitem ainda alavancar o compromisso das partes interessadas. No âmbito das auditorias internas ao SGQ, este trabalho visa avaliar a perceção sobre a existência de um procedimento de avaliação de auditores internos e sobre o potencial na eficiência e qualidade numa IES, que neste caso prático foi o Instituto Politécnico de Viana do Castelo (IPVC). Para alcançar os objetivos propostos, com base na revisão da literatura, foi construído e aplicado um inquérito por questionário aos auditores/as internos/as e auditados/as da comunidade IPVC, de forma a identificar e avaliar quais os benefícios e importância da auditoria interna, quais os princípios e competências do auditor interno mais valorizados, qual a perceção sobre o papel do auditor interno e quais os aspetos considerados mais relevantes para um procedimento de avaliação do auditor interno no IPVC. Os resultados obtidos apontam a importância de identificar e mitigar riscos e propor melhorias como o maior benefício das auditorias e a redução de custos como o benefício menos evidente. No que respeita às competências dos auditores, a ética, abertura à melhoria, colaborativo e observador foram consideradas as competências pessoais mais relevantes de um auditor interno. Os perfis pessoais, profissionais e éticos do auditor interno são indicados como os que mais contribuírem para a eficiência das auditorias internas do IPVC (86%). Sobre a importância da avaliação dos auditores internos, os argumentos mais enunciados pelos inquiridos foram que a avaliação dos auditores internos contribui para uma melhor adequação do plano de formação dos auditores internos (85% de respostas) e que é um elemento potenciador da eficiência e qualidade no IPVC (84% de respostas). Num SGQ é fundamental que as pessoas possuam competências consistentes com as funções, incluindo a função de auditores internos. Um processo ajustado de seleção e de formação dos auditores que considere também as características psicossociais, aliado a uma comunicação mais adequada sobre as auditorias, poderá contribuir para um sistema de gestão mais eficaz e para a melhoria.

The implementation of Management Systems has been growing in Portugal, playing an increasingly important role within institutions. Higher education is not immune to this trend, with an increasing number of Higher Education Institutions with the Quality Management System implemented. In the Quality Management System self-assessment processes, institutions use several mechanisms, including internal audits. These audits, in addition to contributing to continuous improvement, also make it possible to leverage the commitment of stakeholders, however, it is necessary to invest in a structured and trained team of internal auditors. Within the scope of the internal audits to the Quality Management System, this work aims to find out how a process of evaluation of internal auditors will be related to efficiency and quality in an Higher Education Institutions, which in this practical case was the Polytechnic Institute of Viana do Castelo. In order to achieve the proposed objectives, based on the literature review, a questionnaire survey was built and applied to the internal auditors and to the audited, in order to identify and assess the benefits and importance of the internal audits, which are the principles and competencies of the internal auditor, what is the perception about the internal auditor and what are the most relevant aspects for the evaluation of the internal auditor. The results obtained show the importance of identifying and mitigating risks and proposing improvements as the greatest benefit of audits and cost reduction as the least evident benefit. With regard to the auditors skills, ethics, openness to improvement, collaboration and be observant were considered the most relevant personal skills of an internal auditor. The personal, professional and ethical profiles of the internal auditor are indicated as those that most contribute to the IPVC's efficiency of internal audits (86%). Regarding the importance of evaluating internal auditors, the arguments most mentioned by respondents were that the evaluation of internal auditors contributes to a better adequacy of the training plan for internal auditors (85% of responses) and that it´s an element that enhances efficiency and quality in IPVC (84% of responses). In an Quality Management Systemit it´s essential that people have skills consistent with their functions, including the role of internal auditors. An adjusted process in the selection and training of auditors that also takes into account psychosocial characteristics, combined with more adequate communication about audits, can contribute to a more effective management system and improvement.

La implementación de Sistemas de Gestión (SG) ha ido creciendo en Portugal, desempeñando un papel cada vez más importante dentro de las instituciones. La Educación Superior no es ajena a esta tendencia, con un número creciente de Instituciones de Educación Superior (IES) con el Sistema de Gestión de la Calidad (SGQ) implementado. En los procesos de autoevaluación previstos en el SGQ, las instituciones utilizan varios mecanismos, incluidas las auditorías internas. Las auditorías, además de contribuir para la mejora continua, también permiten potenciar el compromiso de los grupos de interés. En el ámbito de las auditorías internas del SGQ, este trabajo tiene como objetivo evaluar la percepción de la existencia de un procedimiento de evaluación para auditores internos y el potencial de eficiencia y calidad en una IES, que en este caso práctico fue el Instituto Politécnico de Viana do Castelo (IPVC). Para lograr los objetivos propuestos, a partir de la revisión de la literatura, se construyó un cuestionario y se aplicó a los auditores internos y auditados de la comunidad IPVC, con el fin de identificar y evaluar los beneficios e importancia de la auditoría interna, que son los principios y competencias más valoradas del auditor interno, cuál es la percepción del rol del auditor interno y qué aspectos se consideran más relevantes para un procedimiento de evaluación del auditor interno en IPVC. Los resultados obtenidos muestran la importancia de identificar y mitigar los riesgos y proponer mejoras como el mayor beneficio de las auditorías y la reducción de costos como el beneficio menos evidente. En cuanto a la competencia de los auditores, la ética, la abertura a la mejora, la colaboración y la observación, fueron consideradas como las competencias personales más relevantes de un auditor interno. Los perfiles personales, profesionales y éticos del auditor interno se señalan como los que más contribuyen a la eficiencia de las auditorías internas del IPVC (86%). En cuanto a la importancia de evaluar a los auditores internos, los argumentos más mencionados por los encuestados fueron que la evaluación de los auditores internos contribuye a una mejor adecuación del plan de formación de los auditores internos (85% de las respuestas) y que es un elemento que potencia la eficiencia y la calidad del IPVC (84% de las respuestas). En un SGC es esencial que las personas tengan habilidades coherentes con los roles, incluido un rol de auditor interno. Un proceso controlado de selección y capacitación de auditores que también considere las características psicosociales, combinado con una comunicación más adecuada sobre los auditores, puede contribuir a una mejora y un sistema de gestión más efectivo.